La remise des clés marque le début du bail, mais elle peut aussi devenir le point de départ d’un litige si le logement est décrit trop rapidement. Un état des lieux d’entrée précis permet de distinguer les dégradations déjà présentes de celles qui pourraient être reprochées au locataire plus tard. Je vous propose une méthode concrète pour préparer la visite, contrôler chaque pièce, formuler des réserves et connaître les règles de coût et de contestation.
Les réflexes qui sécurisent vraiment la remise des clés
- Un document contradictoire doit être établi avec le bailleur ou son représentant, puis remis à chaque partie.
- Chaque pièce et chaque équipement doivent être décrits avec des termes précis, accompagnés si possible de photographies datées.
- Le locataire dispose de 10 jours pour demander un complément à l’état des lieux initial.
- Le relevé des compteurs, le nombre de clés et l’inventaire du mobilier sont des éléments à ne jamais négliger.
- En cas de désaccord persistant, un commissaire de justice peut établir un constat locatif à frais partagés.
Le document qui fixe le point de départ du bail
L’état des lieux d’entrée décrit l’état du logement et de ses équipements au moment où le locataire en prend possession. Il est réalisé lors de la remise des clés, en présence des parties ou de leurs représentants, puis comparé à l’état des lieux de sortie. C’est cette comparaison qui permet de déterminer si une détérioration est imputable au locataire ou si elle relève de la vétusté normale.
Pour une location vide comme pour une location meublée destinée à la résidence principale, le document doit être établi de manière contradictoire et amiable. Cela signifie que chacun peut examiner le logement, faire inscrire ses observations et repartir avec un exemplaire signé. Il peut être rédigé sur papier ou sous forme électronique.
La location meublée exige une vérification supplémentaire. Le bailleur doit joindre un inventaire détaillé du mobilier et de son état. Il faut donc contrôler les appareils électroménagers, la literie, la vaisselle, les ustensiles, les luminaires et les équipements prévus au contrat, et pas seulement les murs et les sols.
Ce que le document doit contenir
- la date de réalisation et l’adresse complète du logement;
- les noms du bailleur, du locataire et, le cas échéant, du mandataire;
- la description précise de chaque pièce et des annexes;
- l’état des sols, murs, plafonds, portes, fenêtres, volets et placards;
- le fonctionnement apparent des équipements et installations;
- les relevés des compteurs d’eau, de gaz et d’électricité lorsqu’ils sont individuels;
- le nombre et la nature des clés, badges, télécommandes et moyens d’accès;
- les éventuelles réserves, photographies annexées et signatures.
Une formule comme « bon état général » ne protège pas grand monde. Je préfère une description telle que « trois traces noires de 5 cm au-dessus de la plinthe, mur gauche de la chambre » qui permet réellement de comparer la situation à la fin du bail.
Préparez la visite pour ne rien laisser passer
Une visite sérieuse prend souvent 30 minutes à 1 heure pour un petit logement, et davantage pour un appartement meublé ou une maison. Si le rendez-vous est fixé dans l’obscurité, avec l’électricité coupée ou des pièces encombrées, demandez un nouveau créneau ou inscrivez clairement les contrôles impossibles à effectuer.
Le matériel utile le jour du rendez-vous
- un téléphone chargé pour prendre des photos et vidéos;
- un chargeur ou une petite lampe pour tester les prises électriques;
- un mètre pour vérifier un doute sur un équipement ou une ouverture;
- les documents du bail et, pour un meublé, l’inventaire annoncé;
- un stylo ou une application permettant d’ajouter des remarques immédiatement.
Je conseille de photographier chaque anomalie en deux temps. Une première image montre la pièce et l’emplacement du défaut, tandis qu’une seconde permet de voir le détail. Les photographies doivent être datées et conservées avec l’état des lieux, faute de quoi elles perdent une partie de leur intérêt comme preuve.
Les contrôles à effectuer avant de signer
Ouvrez et fermez les fenêtres, les volets, les portes et les placards. Testez les interrupteurs, les prises, la ventilation, les robinets, la chasse d’eau, l’eau chaude, les radiateurs, l’interphone et les appareils fournis. Une installation qui n’est pas testée doit être notée comme « non vérifiée », et non comme fonctionnelle par défaut.
Regardez aussi les endroits moins visibles. Les traces d’humidité derrière un meuble, les joints noircis, les fuites sous l’évier, les odeurs persistantes ou les fissures près des fenêtres méritent une mention précise. Dans les logements anciens, ce sont souvent ces détails qui expliquent les discussions les plus tendues au moment du départ.
Inspectez le logement pièce par pièce
Le plus simple consiste à suivre toujours le même parcours, de l’entrée vers les pièces principales, puis vers les annexes. Cette méthode évite d’oublier une cave, un balcon ou un local de rangement, alors que ces espaces font aussi partie des lieux dont le locataire a la jouissance.
| Zone | Points à contrôler | Exemple de formulation utile |
|---|---|---|
| Entrée et circulation | Serrure, porte, interphone, murs, sol, placards | « Rayure verticale de 12 cm sur la face intérieure de la porte » |
| Séjour et chambres | Peintures, plafonds, parquet ou moquette, fenêtres, volets | « Peinture marquée par quatre trous rebouchés sur le mur droit » |
| Cuisine | Évier, robinet, meubles, plaques, four, réfrigérateur, prises | « Plaque avant gauche fonctionnelle, voyant légèrement fissuré » |
| Salle d’eau et toilettes | Joints, évacuation, pression, lavabo, douche, chasse d’eau | « Joint silicone jauni au fond de la douche, absence de fuite constatée » |
| Annexes | Cave, parking, balcon, jardin, caveau, dépendances | « Deux badges remis, télécommande du portail non fournie » |
Pour les sols, ne vous contentez pas d’indiquer « état d’usage ». Précisez les rayures, éclats, taches, lames soulevées ou carreaux fissurés. La même rigueur s’applique aux peintures, aux plafonds, aux joints et aux équipements sanitaires, car une réserve vague devient difficile à défendre plusieurs années plus tard.
Lire aussi : Loueur Meublé Professionnel - Stratégie ou piège fiscal ?
Les compteurs et les accès
Le relevé des index doit être inscrit lorsque le logement dispose d’un chauffage ou d’une production d’eau chaude avec comptage individuel. Notez également le numéro du compteur si vous le voyez. Pour les clés, comptez chaque exemplaire et distinguez les clés de la porte d’entrée, de la boîte aux lettres, de la cave, du parking et des parties communes.
Une vidéo courte peut être particulièrement utile pour montrer le fonctionnement d’un volet roulant, d’une hotte ou d’un four. Elle ne remplace pas une mention écrite, mais elle donne un contexte visuel difficile à contester si une anomalie est déjà présente.
Après la signature, vous pouvez encore faire corriger certains points
Signer le document ne signifie pas que toute observation devient impossible. Le locataire peut demander au bailleur ou à son représentant de compléter l’état des lieux d’entrée dans un délai de 10 jours à compter de son établissement. Cette possibilité concerne notamment un défaut découvert après l’emménagement, lorsque des meubles ou des cartons empêchaient de voir correctement une surface.
La demande doit être faite par écrit, de préférence par courrier électronique avec les photographies concernées ou par lettre permettant de conserver une preuve de l’envoi. Décrivez la pièce, l’équipement, le défaut et sa localisation. Une phrase comme « je demande l’ajout d’une fissure de 20 cm au-dessus de la fenêtre de la chambre, photographiée le 4 avril » est bien plus efficace qu’un message général.
Le chauffage bénéficie d’une règle particulière. Pendant le premier mois de la période de chauffe, le locataire peut demander que l’état des lieux soit complété par l’état des éléments de chauffage. C’est utile lorsque la remise des clés a lieu au printemps ou en été, alors que les radiateurs ne peuvent pas être testés dans des conditions normales.
Si le bailleur refuse une correction justifiée, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation. Je recommande toutefois de commencer par une demande calme et documentée, car une erreur de bonne foi se règle souvent plus facilement avant que le désaccord ne devienne un conflit formel.
Que faire en cas de refus ou de désaccord
Si l’une des parties ne se présente pas ou refuse d’établir un état des lieux contradictoire, un commissaire de justice peut réaliser un constat locatif. Il convoque les parties au moins 7 jours à l’avance par lettre recommandée avec accusé de réception. Les frais sont alors partagés par moitié entre le bailleur et le locataire.
Lorsque le propriétaire refuse simplement de réaliser le document, le locataire doit lui adresser une mise en demeure. Si ce refus persiste, le bailleur devra pouvoir prouver en fin de location qu’il avait remis le logement en bon état d’usage pour demander réparation d’éventuelles dégradations.
À l’inverse, le locataire qui empêche l’établissement du document s’expose à une présomption défavorable. En l’absence d’état des lieux, le logement peut être considéré comme ayant été reçu en bon état, sauf si la partie adverse a elle-même fait obstacle à la réalisation ou à la remise du document.
En cas de désaccord pendant la visite, ne rayez pas les observations de l’autre partie et ne signez pas un document qui décrit une situation manifestement fausse. Demandez que votre réserve soit ajoutée clairement, conservez votre exemplaire et envoyez rapidement les photographies complémentaires.
Quel coût prévoir pour cet état des lieux
Lorsqu’il est réalisé directement entre bailleur et locataire, l’état des lieux d’entrée est généralement gratuit. Si une agence immobilière intervient, la part facturée au locataire ne peut pas dépasser à la fois la moitié des honoraires appliqués et le plafond légal de 3 € TTC par mètre carré de surface habitable.
| Situation | Règle applicable au locataire |
|---|---|
| État des lieux amiable sans professionnel | Aucun frais obligatoire |
| Intervention d’une agence | Le montant le plus bas entre la moitié des honoraires et 3 € par m² |
| Constat par commissaire de justice | Frais réglementés, partagés à 50 % entre les parties |
Par exemple, pour un appartement de 40 m², la part maximale liée à la surface est de 120 €. Si l’agence facture 160 € au total, le locataire ne peut pas payer plus de 80 €, car la moitié des honoraires est alors le plafond le plus bas.
Pour un constat locatif réalisé par commissaire de justice, les tarifs publiés distinguent notamment les logements jusqu’à 50 m², ceux de 51 à 150 m² et ceux de plus de 150 m². À titre indicatif, le total annoncé pour un logement jusqu’à 50 m² atteint environ 162,16 € TTC, avant partage par moitié. Le montant peut varier selon la situation géographique et l’évolution du barème.
Le détail qui protège votre dépôt de garantie
Un état des lieux d’entrée utile n’a pas besoin d’être interminable. Il doit surtout être précis, daté, contradictoire et complet. En fin de bail, le bailleur ne peut pas retenir une somme pour la simple usure normale, et toute retenue liée à une dégradation doit être justifiée par des documents comme les états des lieux, des photographies, un devis ou une facture.
Mon conseil le plus simple est de consacrer quelques minutes supplémentaires aux équipements et aux annexes, puis de sauvegarder le document et les photos dans deux endroits différents. Cette petite discipline évite bien plus de difficultés qu’une longue discussion au moment du départ.
